Organization: International Committee of the Red Cross
Country: Peru
Closing date: 29 Jan 2017
El Comité Internacional de la Cruz Roja (CICR) es una organización imparcial, neutral e independiente cuya misión humanitaria es la de proteger la vida y dignidad de las personas víctimas de conflictos armados y otras situaciones de violencia.
La Delegación Regional para Perú, Ecuador y Bolivia del CICR, basada en Lima, está en busca de un(a):
RESPONSABLE DE LOGÍSTICA
Objetivo de la posición
Correcto funcionamiento, coordinación y organización de la logística de la delegación regional, garantizando la oportuna adquisición de bienes y servicios requeridos por los programas y la administración de la delegación regional; todo esto basado siempre en la transparencia, seguimiento de los procedimientos institucionales y maximización de la utilidad de los recursos.
1. RESPONSABILIDADES PRINCIPALES
- Participación en la gestión de recursos humanos Admin/Log de la delegación de Lima
- Atender y controlar las necesidades logísticas de la delegación de Lima.
- Responsable de la adquisición de bienes y servicios (compras) de la delegación de Lima.
- Asegurar el cumplimiento de las políticas y los procedimientos logísticos de la organización.
- Actualizar/socializar los procedimientos de compra, almacenaje, almacén y transporte.
- Monitorear y supervisar las compras, contratación, evaluación de proveedores, tabla de selección, importación/exportación; siguiendo los procedimientos logísticos y respetando las reglas financieras vigentes.
- Verificar procedimientos, preparación de documentos y seguimiento de la ejecución de los proyectos de asistencia (Protección, Cooperación, Comunicación, Prevención, etc…).
- Responsable y administrador del programa FSS.
- Seguimiento y control a los elementos de los diferentes almacenes.
- Elaboración de informes logísticos (Dashboard, y estadísticas mensuales de todas las almacenes).
- Responsable de los archivos electrónicos y físicos con su respectivo “«Backup»”.
- Supervisar el bueno funcionamiento de la flota de vehículos y del programa FleetWave.
- Encargado de los efectos personales (EPs) del staff móvil (importación/exportación) y realización de reuniones de la delegación de Lima.
- Supervisar el equipo logístico/administrativo regional (Lima, Ayacucho, Quito, La Paz) en sus quehaceres logísticos y dar el soporte y apoyo necesario a la(s) oficina(s).
2. TAREAS PRINCIPALES
2.1 FSS (software logístico institucional)
- Responsable y administrador del programa FSS (Administrador, Pedidos, Status Report, Estadísticas, «Backups», etc.).
- Realización de los ROs, POs, EFs, PLs, WBs, CRs.
- Responsable de asegurar que los procedimientos de FSS sean respetados.
- Elaboración de informes y «Backup» del FSS.
- Actualización de datos FSS de acuerdo a lo solicitado por Co LOG Regional.
- Mantenimiento mensual del FSS (system maintenance).
2.2 Archivos logísticos
- Responsable de la organización de todos los archivos logísticos (ROs, POs, Almacenes, estadísticas y mensajes logísticos).
- Asegurarse que los archivos están guardados según el tiempo requerido.
- Responsable del “«Backup»” de los archivos electrónicos.
2.3 Compras
- Responsable de que las compras (bienes y servicios) se realicen de acuerdo con la política interna y las reglas financieras, así como del Manual Logístico.
- Proponer y mantener una red de proveedores, conocimiento de la situación económica, para asegurar la optimización de la gestión de las compras, respecto a la calidad y precios.
- Negociar con los diferentes proveedores, realizar las compras y/o servicios según política interna y las reglas financieras.
- Responsable de generar la tabla de selección y orden de compra de acuerdo con las reglas financieras y procedimientos logísticos.
- Verificar las facturas y entregar los soportes completos al departamento administrativo para su correspondiente pago y soporte para los archivos logísticos (electrónicos).
- Supervisión y renovación de contratos y/o acuerdos y garantizar el seguimiento de los mismos. (Estaciones de servicio, talleres, proveedores papelería y cafetería, etc…).
- Seguimiento a los proveedores para confirmar la entrega a tiempo de los materiales y envío correcto de la documentación.
- Responsable de los archivos de los proveedores de más de 5’000 CHF al año.
- Responsable del despacho oportuno de los bienes e insumos adquiridos debidamente embalado, etiquetado, documentado (guías) e informado (mensajes reportando envíos o recepción de mercancías).
2.4 Almacén
- Gestión del almacenaje y circulación de las existencias de Publicaciones y Seguridad de Lima conforme a los procedimientos CICR. Organizar el espacio físico de cada área
- Responsable de realizar/gestionar el inventario de fin de año de cada una de las almacenes d ela delegación regional de acuerdo con el procedimiento recibido por GVA.
- Verificar que las cantidades físicas están de acuerdo con los documentos Stock Card, Bin Card y datos de la base de datos FSS.
- Elaboración y envío del informe de fin de mes a GVA.
- Asegurarse que las condiciones de los almacenes de la delegación regional están conforme con el procedimiento y garantizar la seguridad de la mercancía.
- Recepción y despacho de mercancía.
- Gestionar los archivos de almacenes (Packing List, Entry form, Claim Report, WayBill etc.) de acuerdo a los procedimientos CICR.
2.5 Flota Vehicular
- Establecer y poner en práctica de las directrices CICR de uso y mantenimiento de vehículos y generadores de la DR.
- Investigar, verificar y aprobar los talleres de mantenimiento para los vehículos en todas las estructuras de la DR.
- Asegurar y controlar el manejo de los reportes mensuales de la Delegación y oficinas.
- Asegurar que los accidentes vehiculares sean reportados según los procedimientos institucionales.
- Responsable por operar el FleetWave (software de gestión de vehículos) diariamente y tener todos los datos al día.
- Control del kilometraje por el uso privado de los vehículos por parte de los delegados.
- Gestión de los seguros vehiculares SOAT y responsabilidad civil contra terceros (Perú), seguro por daño propio (Suiza). Renovándolos anualmente cuando corresponda o anulándolos a la venta de los vehículos. Cumplimiento de la revisión técnica vehicular y demás normas referida a la circulación de vehículos según el país que corresponda.
- Coordinación con la compañía de seguros local y notificación a LOG/FLEET en caso de accidente vehicular.
- En coordinación con la Administración organizar la compra de vehículos nuevos y la venta de vehículos usados, siguiendo los procedimientos CICR.
3. DIVERSOS
- Seguir estrictamente las reglas de seguridad, confidencialidad y de conducta del CICR.
- Mantenerse informado sobre los principios, objetivos y actividades del CICR en Perú.
- Ser capaz de explicar a los interlocutores quienes somos, que hacemos y como lo hacemos.
- El colaborador puede ser llamado a hacer otras tareas, no mencionadas en esta hoja de funciones, dependiendo de la situación que se presente en el desarrollo de las actividades del CICR.
El CICR es una organización humanitaria que trabaja para proteger y asistir a las víctimas de conflictos armados. La posición dentro de la institución requiere transmitir/mantener la imagen de la institución. El CICR espera que la conducta de sus empleados sea la más apropiada en todo momento y lugar. Todo miembro del staff debe asegurarse que sus actitudes respondan a los principios del CICR, durante y después de las horas de trabajo.
Requisitos
- Diploma técnico o universitario en carreras afines a Logística.
- Deseable con experiencia en exportaciones, importaciones y licitaciones.
- Experiencia mínima de 5 años en procesos logísticos y/o administrativos, facturación, proceso de compras, estadísticas y gestión de almacén (manejo y control de inventarios).
- Experiencia en compras, procedimientos de facturación, estadísticas y procesos logísticos.
- Dominio de MS Office (Word, Excel y Power Point), Internet. Buen manejo de diferentes software administrativos.
- Nivel avanzado del idioma inglés (hablado, leído, escrito).
- Licencia de conducir vigente con experiencia mínima de 3 años.
- Excelente nivel de español oral y escrito.
Perfil / Habilidades
- Buena capacidad para trabajar de manera independiente, con autonomía e iniciativa.
- Innovador y dinámico para la asignación de los recursos disponibles en el cumplimiento de las actividades. Visión de gestión logística
- Buen nivel de síntesis, análisis y toma de decisiones.
- Alta capacidad confirmada para analizar, negociar, planificar y organizar su trabajo.
- Buena capacidad de comunicación.
- Conocimiento del mercado nacional.
- Facilidad de trabajo en equipo y para trabajar bajo presión.
- Disponibilidad para trabajar en horarios flexibles, incluyendo feriados y fines de semana cuando se requiera.
Condiciones
- Contrato en planilla de acuerdo a la ley laboral peruana (renta de quinta categoría).
- Lugar de trabajo: ciudad de Lima.
How to apply:
Se considerará las postulaciones de ciudadanos peruanos o residentes extranjeros con permiso de trabajo vigente.
Se invita a los interesados a remitir carta de interés y curriculum vitae, indicando su aspiración salarial, disponibilidad y tres (3) referencias laborales al correo electrónico: lim_recruitment_services@icrc.org indicando en la referencia/subject: LOG1_17 nombre del postulante.
Fecha límite de presentación de currículums: 29.01.2017
Solo un reducido número de postulantes será contactado e invitado a participar en las evaluaciones técnicas, de idiomas y entrevistas.
