Panama: Auxiliar de Oficina

Organization: UN Development Programme
Country: Panama
Closing date: 02 Aug 2017

Bajo la supervisión del Coordinador-a de Proyecto y del Secretario Técnico de la CAN, el/la Auxiliar de Oficina proveerá los servicios de: a) comunicación telefónica, de recepción y de información, asegurando alta calidad y precisión en el trabajo; b) organizar y mantener al día la información inherente proveedores y equipos; c) apoyar el equipo del proyecto en la redacción de minutas y documentos. El/la Auxiliar de Oficina brindará servicios de calidad y orientados a las necesidades de los clientes.

Duties and Responsibilities

Asegurar la provisión de servicios de front-desk y de comunicación telefónica, enfocados a lograr los siguientes resultados:

Monitoreo de todos los visitantes de la Oficina; asistencia a los visitantes para proveer la correcta información inherente la Comisión de Alto Nivel.
Operar la central telefónica en acuerdo con los protocolos y las instrucciones impartidas
Llevar controles y registros de oficina, reuniones, actividades
Mantenimiento de la información registrada en el Sistema, resolución de problemas técnicos menores, y reportar al proveedor de los servicios telefónicos daños o problemas de líneas para su reparación.
Gestión y planificación de las actividades de cobertura del front-desk
Competencias corporativas
- Capacidad de adaptación demostrando igualdad cultural, género, religión, raza, nacionalidad y edad
- Demuestra compromiso hacia los valores y estándares de ética del PNUD.
Competencias funcionales
* Capacidad de realizar una variedad de tareas relacionadas con los servicios de front-desk, recepción, comunicación telefónica y actualización de la información de contacto.
* Habilidad para la atención del personal y clientes
* Buen manejo de relaciones interpersonales
* Mantener la calma, el autocontrol y el buen humor, aun cuando bajo presión
* Actitud positiva y constructiva

Required Skills and Experience

Educación
* Educación Secundaria. Estudios universitarios en Administración de Empresas o disciplinas afines, será altamente valorado.

Experiencia
* Dos (2) años mínimo de experiencia secretarial y/o recepción a nivel nacional o internacional.

Otros conocimientos
* Conocimiento de tecnologías de información efectivamente como herramienta y recurso, en particular Excel, Word y PowerPoint.

Idiomas Requeridos
* Excelente dominio del idioma españo, oral y escrito.

Información Adicional
* Este anuncio está abierto sólo para ciudadanos panameños o personas extranjeras que cuenten con permiso de trabajo permanente para laborar en el país.
* Las aplicaciones que se reciban después de esta fecha no serán consideradas.
* Solamente los (las) candidatos (as) seleccionados (as) para entrevista recibirán confirmación.