Organization: UN Development Programme
Country: Panama
Closing date: 31 Oct 2017
Contexto Organizacional
El (la) asistente administrativo/a y financiero trabaja bajo la dirección del Coordinador del Proyecto y en estrecha colaboración y coordinación con el PNUD y la contraparte nacional, en la implementación de los objetivos del Proyecto para el cual labora.
Objetivo del Puesto y Breve Descripción del Proyecto
El objetivo del puesto asistir administrativamente en la implementación del Proyecto Apoyo al Fortalecimiento y Modernización de la Zona Libre de Colón.
La Zona Libre de Colón fue creada mediante el Decreto Ley Nº 18 de junio de 1948, reformada por la Ley 22 de 1977, como una institución autónoma del estado panameño, la que tendría personería jurídica propia, pero sujeta a la inspección y vigilancia de la Presidencia de la República y de la Contraloría General.
Su objetivo principal es ejercer en forma privativa la custodia, aprovechamiento, regulación y administración de las áreas de comercio internacional libre, así como los bienes inmuebles ubicados dentro de las mismas áreas y la promoción del desarrollo económico, a fin de lograr el óptimo aprovechamiento de sus recursos, el incremento de la inversión y el máximo beneficio para toda la República de Panamá.
Mediante la Ley 8 de 4 de abril de 2016 publicada en Gaceta Oficial No. 28004-C de 6 de abril de 2016 se reorganiza la Zona Libre de Colón y se dictan otras disposiciones (subrogándose el Decreto Ley de 1948)
A través de esta nueva normativa, se actualizó el modelo de negocios que por muchos años prevaleció dentro de esta Zona franca, incluyendo nuevas actividades relacionadas a la generación de valor agregado, como lo son el acondicionamiento de bienes, envasados y etiquetado, servicios de naturaleza tecnológica y de comercio electrónico, e incluyendo algunos de los servicios que se ofrecen actualmente desde el Área Económica Especial Panamá-Pacífico, como por ejemplo la prestación de servicios multimodales y logísticos en un sentido más amplio.
En base a lo anterior, el Gerente General de la Zona Libre de Colón, solicita al Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo su apoyo para el fortalecimiento y modernización institucional de la Zona Libre de Colón, a fin de lograr una eficiente gestión la cual permita recuperar la competitividad y posicionamiento de la ZLC como Centro Logístico Multimodal de las Américas
El presente Plan de Iniciación busca articular las actividades iniciales para apoyar el diseño, formulación e inicio de un proyecto con la Zona Libre de Colón con el objetivo de apoyar el fortalecimiento y modernización de la ZLC que permita no solo lograr una gestión más eficiente de esta entidad, sino que también posicione a este centro logístico multimodal de Panamá de manera que aporte al crecimiento económico y al desarrollo humano sostenible e incluyente del país, y en particular de la provincia de Colón.
El Plan de Iniciación – Apoyo al Fortalecimiento y Modernización de la Zona Libre de Colón (PS 00106605) busca apoyar a la Zona Libre de Colón en la mejora de la capacidad institucional, promoviendo el desarrollo de una cultura de fomento empresarial y del capital humano para orientar desde la generación de ideas hasta la creación de nuevos negocios que permitan el uso racional y adecuado de los recursos disponibles de manera que permitan el desarrollo sostenible del país.
En base a lo anterior, se requiere contar con un(a) Asistente de Administración que cuente con la experiencia y conocimientos requeridos para poder llevar a cabo las funciones necesarias para el logro de los objetivos trazados en el proyecto.
Duties and Responsibilities
- Asistir al Coordinador en las diferentes actividades que tenga que participar a razón de sus funciones en la implementación del Plan de Iniciación y posteriormente del Proyecto, incluidas las funciones de apoyo administrativo.
- Apoyar al proyecto en la confección de requisiciones, solicitudes de pago y demás documentación relacionada con el proyecto.
- Obtener cotizaciones y elaborar cuadros comparativos según la normativa del PNUD para la contratación de consultores y consultoras, adquisición de equipos y materiales.
- Organizar la documentación necesaria para la presentación de casos de contrataciones al Comité de Adquisiciones, cuando sea necesario.
- Llevar y mantener en orden los archivos físicos y electrónicos de pagos.
- Recibir la correspondencia dirigida al proyecto y revisar que la misma tenga la información que se requiere para su debida tramitación
- Redactar y confeccionar notas e informes según requerimiento del supervisor.
- Asistir la al proyecto en la preparación de las actas/minutas y otros informes de las reuniones y eventos realizados.
- Apoyar en la gestión logística de los talleres, reuniones y capacitaciones (cotización de hoteles, reservas, catering, movilización de participantes entre otros).
- Brindar apoyo logístico en las consultorías
- Brindar apoyo en la realización de matrices de seguimiento de resultados
- Brindar apoyo al proyecto en la realización de los pagos y archivo de los sus soportes documentales.
- Tramitar el registro de nuevos proveedores/consultores (vendor).
- Dar seguimiento a los procesos de pagos, desde su elaboración hasta el recibido conforme del proveedor/a consultor/a.
- Generar una base de datos de contactos, proveedores, personal, y documentación que tiene y produce el Proyecto.
- Apoyar al proyecto en la conciliación mensual de los gastos, comparándolos con los reportes financieros que es utilizado en el PNUD cuando sea necesario.
- Brindar apoyo en la preparación de POA y reportes
- Brindar apoyo en el seguimiento de los requerimientos de calidad del proyecto y actualización de la información en las plataformas de PNUD en articulación con las personas responsables de proyecto y de programa.
- Realizar, en el marco de su experiencia y competencias técnicas las actividades que le asignen en apoyo a la gestión de las iniciativas que se lleven a cabo en el marco del Plan de Iniciación y posteriormente del Proyecto.
Competencies
Responsabilidad Corporativa & Trabajo en equipo
- Promueve la visión, misión, valores y metas estratégicas del PNUD
- Planea, prioriza y entrega las tareas a tiempo.
Orientación hacia resultados:
- Planea y produce resultados de calidad para obtener los objetivos establecidos.
- Determina las necesidades del cliente y adapta los productos y servicios del PNUD para satisfacerla.
Desarrollo y eficacia operacional
- Capacidad de realizar gestión basada en los resultados y la presentación de informes.
- Capacidad para apoyar la formulación, ejecución, seguimiento y evaluación de programas y proyectos de desarrollo.
- Capacidad para llevar a cabo la aplicación de nuevos sistemas de la oficina.
- Demuestra habilidad de comunicación oral y escrita.
- Busca y aplica el conocimiento, información y mejores prácticas por dentro y fuera del PNUD.
Orientación al cliente:
- Se centra en el impacto y resultado para el cliente y responde positivamente a comentarios
- Construye relaciones sólidas con clientes y agentes externos.
Required Skills and Experience
Formación Académica
- Estudios en alguna de las siguientes áreas: administración, finanzas, auditoría, ciencias sociales u otros relacionados con el área de la gestión de proyectos
Experiencia
- Al menos cuatro (4) años de experiencia en puestos de responsabilidades administrativas y /o Financiera.
- Manejo de procedimientos administrativos y financieros de programas de desarrollo
- Experiencia en organizaciones de cooperación internacional será altamente valorada.
Otros Requisitos
- Excelente conocimiento y experiencia en el uso de computadoras y paquetes de programas computarizados (Word, Excel, Power Point, etc.), otros programas serán valorados.
Idiomas requeridos
- Español, manejo del idioma inglés deseable.
Información Adicional
- Las aplicaciones que se reciban después de esta fecha no serán consideradas.
- Solamente los (las) candidatos (as) seleccionados (as) para entrevista recibirán confirmación.
How to apply:
Para aplicar a esta vacante debe ingresar al siguiente link:
https://jobs.partneragencies.net/erecruitjobs.html?JobOpeningId=12701
Los (as) interesados (as) deben llenar su aplicación en línea a más tardar el 31 de octubre de 2017 (Midnight New York, USA).**
