Panama: Asistente de Operaciones

Organization: UN Women
Country: Panama
Closing date: 26 Oct 2017

Background

El programa de Voluntarios de las Naciones Unidas (VNU) es la organización de la ONU que contribuye a la paz y al desarrollo en todo el mundo por medio del voluntariado. El voluntariado es una forma poderosa de involucrar a los ciudadanos para hacer frente a los desafíos en materia de desarrollo, y capaz de transformar el ritmo y la naturaleza del mismo. El voluntariado beneficia tanto al conjunto de la sociedad como a los voluntarios, fortaleciendo la confianza, la solidaridad y la reciprocidad entre las personas y creando oportunidades de participación apropiadas. Para impulsar la paz y el desarrollo, el programa VNU promueve el reconocimiento de la contribución de los voluntarios, trabaja con sus asociados para integrar el voluntariado en los programas de desarrollo y moviliza en todo el mundo a un número cada vez mayor y más diverso de voluntarios, incluidos Voluntarios de las Naciones Unidas. El programa VNU entiende el voluntariado como universal e incluyente, y reconoce el voluntariado en toda su diversidad, así como los valores que lo sustentan: libre albedrío, entrega, compromiso y solidaridad.

En la mayoría de las culturas, el voluntariado está profundamente arraigado en antiguas tradiciones de cooperación y apoyo fuertemente establecidas entre las comunidades. En este contexto los Voluntarios de las Naciones Unidas participan en varias formas de voluntariado y juegan un papel esencial en el desarrollo y la paz junto a sus colegas, agencias receptoras y comunidades locales.

En todas las asignaciones, los Voluntarios de las Naciones Unidas promueven el voluntariado por medio de su acción y conducta. La participación en actividades voluntarias puede enriquecer efectiva y positivamente su entendimiento de la realidad local y social, así como también crear un puente entre los voluntarios y la gente de la comunidad receptora. Esto hará que su tiempo como Voluntario de la ONU sea aún más satisfactorio y productivo.

La agencia de las Naciones Unidas ONU Mujeres, basándose en la visión de igualdad consagrada en la Carta de las Naciones Unidas, trabaja para eliminar la discriminación en contra de las mujeres y las niñas; por el empoderamiento de las mujeres, y para lograr la igualdad entre mujeres y hombres como socios y beneficiarios del desarrollo, por los derechos humanos, en las acciones humanitarias, y en la paz y seguridad. Al colocar los derechos de las mujeres como el eje central de su labor, ONU Mujeres lidera y coordina los esfuerzos del Sistema de las Naciones Unidas para asegurar que los compromisos de igualdad y transversalidad de género se traduzcan en acciones en todo el mundo. Al mismo tiempo, ejerce un liderazgo sustantivo y coherente para apoyar las prioridades y los esfuerzos de los Estados Miembro, construyendo una asociación eficaz con el gobierno, la sociedad civil, así como con otros actores relevantes.

Las seis áreas de prioridad son:

Expandir las voces, el liderazgo y la participación de las mujeres.
Eliminar la violencia contra las mujeres y las niñas.
Fortalecer la implementación de la agenda de paz y de seguridad de las mujeres.
Aumentar la autonomía económica de las mujeres.
Hacer que las prioridades en materia de igualdad de género sean esenciales en los planes, presu-puestos y estadísticas nacionales, locales y sectoriales.
Implementar normas, políticas y parámetros mundiales sobre la igualdad de género y el empodera-miento de las mujeres, sentando bases para la adopción de medidas por parte de los gobiernos y de otros interesados a todos los niveles.

Duties and Responsibilities

Bajo la supervisión directa del Gerente Regional de Operaciones y en coordinación con la Especialista de Recursos Humanos, la/el Voluntaria/o de la ONU llevará a cabo las siguientes tareas:

Apoyar los procesos de operaciones de la Oficina Regional especialmente los procesos de recursos humanos, adquisiciones y administración;
Apoyar la gestión documental y gestión del conocimiento;
Elaborar un plan mensual y anual de trabajo, así como los correspondientes informes de las activida-des realizadas;
Utilizar los instrumentos (formatos, guías, check list y otros) para el proceso y seguimiento de la gestión de operaciones.

Gestión de Recursos Humanos

Brindar apoyo a la gestión de recursos humanos;
Apoyar la confección mensual de los registros de ausencias y recopilar la documentación soporte para estos registros;
Apoyar la preparación de informes de gestión de recursos humanos;
Apoyar la actualización y mantenimiento de bases de datos de recursos humanos;
Apoyar los procesos de selección de recursos humanos;
Mantener un registro de descripción de puestos y términos de referencia de contratos de personal, servicios, voluntarios, pasantes, etc.
Apoyar el proceso de ingreso de nuevo persona y salida de personal;
Apoyar los procesos de contratación y renovación de contratos;
Apoyar y monitorear el proceso de evauacion de desempeño para todos los tipos de contratos;
Apoyar y monitorear el cumplimiento del personal en completar los cursos mandatorios;
Realizar encuestas de bienestar, satisfacción, requerimientos de talento humano, capacitación y otras.

Gestión de Adquisiciones:

Gestionar la publicación de vacantes de consultorias;
Contacto con proveedores para solicitar documentación de procesos de compras de acuerdo al che-cklist;

Gestión Administrativa y Logística:

Brindar apoyo administrativo y aplicar los procedimientos y normas administrativas de ONU Mujeres;
Levantar requisiciones en ATLAS;
Apoyar el levantamiento, revisión y diagrama de los flujos de procesos de la Unidad de Operaciones a fin de mejorar los controles internos de la oficina y establecer indicadores de eficiencia;
Apoyar la logística de reuniones, eventos, retiros y talleres.

Gestión Documental:

Apoyar en la organización y mantenimiento del archivo físico de recursos humano y adquisiciones;
Apoyar en la organización y mantenimiento del archivo digital central de operaciones, recursos humanos y adquisiciones;
Apoyar en la preparación, extracción, revisión y digitalización de datos, documentos y archivos;
Apoyar al personal de operaciones en tareas diversas de fotocopia, compilación de documentos, datos e informes de diversas fuentes, preparación de presentaciones y distribución de documentos.

Gestión del Conocimiento:

Apoyar la actualización de la intranet de ONU Mujeres con información e informes generados por la Unidad de Operaciones;
Organizar eventos de capacitación para el personal de operaciones y programas de la región en temas relacionados a recursos humanos y adquisiciones;
Recopilar y sintetizar lecciones aprendidas, mejores prácticas e iniciativas para generar y compartir el conocimiento.

Competencias:

Demostrar integridad y compromiso con los valores de Naciones Unidas y sus estándares éticos;
Demostrar habilidades de comunicación oral y escrita;
Poseer capacidad para compilar, revisar y organizar información amplia y completa sobre los temas solicitados;
Contar con habilidades para preparar y analizar informes;
Poseer actitud y habilidad de servicio;
Establecer relaciones interpersonales en un ambiente de respeto y profesionalismo que conlleven a una efectiva interlocución;
Priorizar y organizar las actividades encomendadas a fin de asegurar los resultados, haciendo un uso óptimo del tiempo y de los recursos;
Capacidad para trabajar en un entorno multicultural;
Compromiso con los valores y principios del voluntariado.

Required Skills and Experience

Educación:

Licenciatura en Administración de Empresas;

Experiencia:

Al menos dos años de experiencia en el área administrativa;
Experiencia y conocimientos de procesos de recursos humanos, administrativos, logísticos y de adquisiciones de agencias u organismos de cooperación internacional, es deseable;
Conocimientos solidos, prácticos y habilidad en el uso de computadoras;
Experiencia previa en voluntariado o aptitudes para el desarrollo de la comunidad, es deseable.

Idiomas: