Panama: Asistente Administrativo

Organization: UN Development Programme
Country: Panama
Closing date: 26 Oct 2017

Background

El (la) Asistente de Administración trabaja bajo la dirección de los Coordinadores de los Proyectos y en estrecha colaboración y coordinación con el PNUD y la contraparte nacional, en la implementación de los objetivos del Programa para el cual labora.

En el área de seguridad ciudadana y prevención de las violencia, el PNUD viene trabajando de forma constante en Centroamérica, una de las regiones más afectadas del planeta. La región ha experimentado algunos avances importantes en sus niveles de crecimiento económico, salud, educación y reducción de la pobreza, así como en el fortalecimiento de sus democracias. No obstante, de manera paralela, el delito y la violencia han invadido casi todas las esferas de la sociedad, constituyendo uno de los más grandes obstáculos para el desarrollo humano de sus habitantes. Las niñas, niños, adolescentes y jóvenes (NNAJ) de la subregión son quizás el segmento a quien más se le vulnera el derecho de vivir una vida digna, libre de violencia, abuso y explotación.

El problema de la inseguridad se ha ubicado en estos últimos años en el primer lugar de las preocupaciones ciudadanas, desplazando incluso a los problemas de pobreza y desempleo. Las manifestaciones de inseguridad y violencia que afectan a la niñez, adolescencia y juventud son diversas. Centroamérica contiene 5 de los 11 países en América Latina con un registro de la tasa de homicidios superior a los 10 asesinatos por cada 100,000 habitantes, nivel considerado epidémico por la Organización Mundial de la Salud.

El proyecto regional se enmarca en la Estrategia de Seguridad de Centroamérica (ESCA) adoptada y actualizada en 2011 por los Estados Miembros del Sistema de la Integración Centroamericana (SICA), y busca contribuir a los resultados del proyecto regional ESCA BB1-Prevención Social de la Violencia y la Delincuencia que afecta la Juventud en Centroamérica.

Este proyecto regional está enfocado en el aterrizaje concreto y medible de la Estrategia de Seguridad de Centroamérica a nivel nacional y priorizando de forma específica su proyecto de prevención de la violencia que afecta a NNAJ (ESCA BB1), así como en el fortalecimiento de capacidades nacionales para su adecuada implementación. Se plantea trabajar en tres dimensiones claves de resultados, que representan puntos de entrada críticos en los que el PNUD tiene experiencia y que se basan en resultados acordados en el marco de la ESCA:

La elaboración y revisión de políticas integrales de seguridad ciudadana, con énfasis en la vinculación de las políticas nacionales con las prioridades regionales de la ESCA, la integralidad del enfoque para abordar la seguridad, así como el apoyo durante las transiciones de gobierno.
El desarrollo de planes y capacidades institucionales para mejorar la prevención social de la violencia que afecta a NNAJ y mujeres a nivel primario, secundario y terciario, con énfasis en las poblaciones en riesgo y territorios de mayor incidencia delictiva.
El Laboratorio de Innovación, que busca fomentar la generación, sistematización, cooperación sur-sur y triangular y adaptación de abordajes creativos e innovadores a la inseguridad ciudadana, con énfasis en los grupos vulnerables, como alternativa a los abordajes e intervenciones actuales.
Proyecto implementado, monitoreado y evaluado eficientemente.

Duties and Responsibilities

El objetivo del puesto es asistir administrativamente al área de programas y en especial al proyecto PREVJUVE- Capítulo Panamá.

Funciones:

Apoyo al proyecto en la confección de requisiciones, solicitudes de pago.
Obtener cotizaciones y elaborar cuadros comparativos según la normativa del PNUD para la contratación de consultores, adquisición de equipos y materiales.
Organización de la documentación necesaria para la presentación de casos de contrataciones al Comité de Adquisiciones, cuando sea necesario.
Llevar y mantener en orden los archivos físicos y electrónicos de pagos.
Redacción y confección de notas e informes según requerimiento del supervisor.
Asistir la al proyecto en la preparación de las actas y otros informes de las reuniones y eventos realizados.
Apoyar en la gestión logística de los talleres, reuniones y capacitaciones (cotización de hoteles, reservas, catering, movilización de participantes entre otros).
Apoyo logístico en las consultorías.
Cualquier otra actividad requerida relacionada al puesto.
Apoyo al proyecto en la realización de los pagos y archivo de los sus soportes documentales.
Tramitar el registro de nuevos proveedores/consultores.
Dar seguimiento a los procesos de pagos, desde su elaboración hasta el recibido conforme del proveedor/a consultor/a.
Apoyar al proyecto en la conciliación mensual de los gastos, comparándolos con los reportes financieros que es utilizado en el PNUD cuando sea necesario.
Cualquier otra actividad requerida relacionada al puesto.

Competencies

Responsabilidad Corporativa & Trabajo en equipo:

Promueve la visión, misión, valores y metas estratégicas del PNUD
Planea, prioriza y entrega las tareas a tiempo.

Orientación hacia resultados:

Planea y produce resultados de calidad para obtener los objetivos establecidos.
Determina las necesidades del cliente y adapta los productos y servicios del PNUD para satisfacerla.

Desarrollo y eficacia operacional:

Capacidad de realizar gestión basada en los resultados y la presentación de informes.
Capacidad para apoyar la formulación, ejecución, seguimiento y evaluación de programas y proyectos de desarrollo.
Capacidad para llevar a cabo la aplicación de nuevos sistemas de la oficina.
Demuestra habilidad de comunicación oral y escrita.
Busca y aplica el conocimiento, información y mejores prácticas por dentro y fuera del PNUD.

Orientación al cliente:

Se centra en el impacto y resultado para el cliente y responde positivamente a comentarios
Construye relaciones sólidas con clientes y agentes externos.

Required Skills and Experience

Educación:

Estudios en alguna de las siguientes áreas: administración, finanzas, auditoría u otros relacionados con el área administrativa o financiera.

Experiencia:

Al menos 2 años de experiencia en puestos de responsabilidades administrativas y /o financiera.
Manejo de procedimientos administrativos y financieros de programas de desarrollo.
Experiencia en organizaciones de cooperación internacional será valorada.

Otros requisitos:

Excelente conocimiento y experiencia en el uso de computadoras y paquetes de programas computarizados (Word, Excel, Power Point, etc.). otros programas serán valorados.

Idiomas requeridos: