Guatemala: Oficial de Adquisiciones, Multiple positions

Organization: UNOPS
Country: Guatemala
Closing date: 28 Feb 2019

En apoyo a los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) y a la Agenda de Desarrollo Post-2015, UNOPS (Oficina de las Naciones Unidas de Servicios para Proyectos), brinda servicios técnicos en las áreas Infraestructura, adquisiciones, planificación, gestión y desarrollo de capacidades en salud.

En Guatemala, UNOPS tiene el propósito principal de fortalecer las capacidades instaladas del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social – IGSS en el área de adquisiciones públicas, especialmente con relación a medicamentos e insumos médicos. Para ello, durante 19 meses; el proyecto llevará a cabo un diagnóstico de las capacidades actuales y propondrá medidas técnicas para mejorarlas, incluyendo procedimientos y procesos estandarizados, reorganización funcional, formación del personal en adquisiciones públicas y gestión de proyectos, así como herramientas de monitoreo.

Además de las actividades de fortalecimiento de capacidades, durante los primeros 12 meses de implementación a través del proyecto se realizará la adquisición de medicamentos e insumos médicos para el IGSS, a través de procesos competitivos internacionales, de acuerdo con los estándares y políticas de adquisiciones de UNOPS.

Bajo la orientación directa del/la Especialista en Adquisiciones, el/la Oficial de Adquisiciones es responsable de la prestación efectiva de servicios de adquisiciones a fin de obtener la mejor relación calidad precio por volumen de compras para los proyectos asignados.

El/la Oficial de Adquisiciones gestiona la contratación y ofrece soluciones a un amplio espectro de cuestiones complejas relacionadas con la planificación y ejecución de actividades de adquisición de productos farmacéuticos, materiales e insumos médicos, equipamiento médico, infraestructura y otros bienes y servicios requeridos para la exitosa implementación de los proyectos asignados.

El/la Oficial de Adquisiciones promueve la colaboración, centrada en el cliente, la calidad bajo un enfoque orientado a resultados en la Unidad de Negocio.

Functional Responsibilities

El/la Oficial de Adquisiciones tendrá las siguientes funciones y responsabilidades:

• El pleno cumplimiento de las actividades de adquisición, con la debida observancia de las normas, reglamentos, políticas y estrategias de adquisiciones de las Naciones Unidas / UNOPS, y el marco regulatorio de control interno.

• Mapeo de los procesos de Adquisiciones de los negocios desarrollados, establecimiento de procedimientos internos operativos estándar en las compras, el control de los flujos de trabajo en los proyectos y su armonización con los flujos de trabajo de la oficina local.

• Elaboración e implementación de las estrategias para la reducción de tiempos y de costes, propendiendo en la generación de ahorros en el proceso.

• Implementación de la estrategia de contrataciones, incluidos los procesos de licitación y evaluación, la evaluación del desempeño de los contratistas, de evaluación y negociación de ofertas, de la gestión del contrato y de la relación con el contratista, de las consideraciones legales y de las condiciones de pago y del análisis y gestión de riesgos contractuales.

• Conceptualización, elaboración y ejecución de adquisiciones estratégicas incluyendo la estrategia de cadena de suministros, selección y calificación de proveedores, gestión de calidad, gestión de relaciones con los clientes, introducción y promoción de adquisiciones, y la medición del desempeño de la cadena de suministros.

• La preparación oportuna y adecuada de los planes de adquisición de los proyectos donde sea requerido, el establecimiento de los plazos y el seguimiento de su aplicación.

• Implementación y preparación oportuna de los documentos de licitación para las adquisiciones requeridas por cada uno de los proyectos asegurando la calidad de los mismos.

• Creación e implementación de sistema de monitoreo y control adecuado de los procesos de contratación, incluida la organización de los procesos competitivos (RFQ, ITB o RFP), la recepción y evaluación de las cotizaciones, ofertas o propuestas, la negociación de las condiciones de determinados tipos de contrato en el pleno cumplimiento de las normas y regulaciones de la UNOPS.

• Certificación y gestión de las presentaciones de casos para revisión de contratos al comité que corresponda.

• Elaboración de informes de adjudicación para asociados asegurando la calidad de la información

• Asegurar la elaboración de comunicados de adjudicación a licitantes y protocolización de los contratos.

• Gestión de la implementación del sistema de seguimiento a los procesos de contratación y a los mecanismos para eliminar las deficiencias en las contrataciones.

• Apoyo en la preparación del presupuesto y el detalle de costos por servicios de adquisiciones prestados por la UNOPS.

• Desarrollo y gestión de registros y precalificación de proveedores y mecanismos de evaluación de calidad, verificación integral de antecedentes y medición de su rendimiento.

• Gestión del sistema de contratación electrónica – esourcing.

• Organización de capacitaciones del personal de proyectos en materia de contrataciones.

• Síntesis de las lecciones aprendidas y mejores prácticas en materia de Adquisiciones.

• Otras tareas asignadas por su supervisor/a.

Education/Experience/Language requirements

a. Educación

Título a nivel de licenciatura en Administración de Empresas, Administración Pública, Ingeniería Civil o industrial, Arquitectura, Finanzas, Economía, Leyes, Farmacia o carreras afines.
Maestría en cualquiera de las áreas arriba mencionadas es deseable y se considerará un activo que puede sustituir algunos de los años de experiencia requeridos. Se valorará:
Certificación profesional en adquisidores completada o estudios en curso.

b. Experiencia laboral

Un mínimo de 2 años de experiencia profesional pertinente en el ámbito nacional o internacional en la gestión de las adquisiciones de infraestructura, bienes y servicios para las organizaciones internacionales como las Naciones Unidas, el Banco Mundial, los donantes del Banco Interamericano de Desarrollo, entidades multilaterales y bilaterales y/o gobiernos.
Experiencia en el uso de computadores y programas de software (MS Office 2016 y/o versiones más recientes); conocimiento avanzado de hojas de cálculo.

c. Idioma