Guatemala: Auditor

Organization: Terre des hommes
Country: Guatemala
Closing date: 31 Oct 2017

Consultoría Individual y/o Jurídica

Auditoria a los Estados Financieros del “Proyecto para la gobernanza y la democracia participativa en Guatemala, bases necesarias para la reducción de la pobreza y la aplicación de los derechos humanos”.

1. INTRODUCCIÓN: DATOS GENERALES:**

El Proyecto Lingüístico Santa María en conjunto con la entidad Terre Des Hommes Francia, desea contratar los servicios profesionales de un auditor o empresa auditora independiente miembro de una organización nacional de expertos en auditorías financieras para auditar los estados financieros del proyecto que tiene las siguientes características:

Título: “Proyecto para la buena gobernanza y la democracia participativa en Guatemala, bases necesarias para la reducción de la pobreza y la aplicación de los derechos humanos”.

País: Guatemala

Socio Local: Movimiento Tzuk Kim Pop/Proyecto Linguistico Santa Maria (PLSM)

Subvención de: Terre Des Hommes Francia (TDHF) y Agencia Francesa de Desarrollo (AFD)

Otros fondos ejecutados: Terre Des Hommes Alemania (TDHA) y Aporte del socio local

Periodo de ejecución: agosto 2016 a julio 2019

1.1 Descripción resumida

El Movimiento Tzuk Kim Pop/Proyecto Linguistico Santa Maria, junto a Terre Des Hommes Francia, y con el apoyo de la Agencia Francesa de Desarrollo, desde hace cuatro años ha venido trabajando en la iniciativa “Proyecto para la buena gobernanza y la democracia participativa en Guatemala, bases necesarias a la reducción de la pobreza y la aplicación de los derechos humanos”. Para contribuir al mejoramiento de las condiciones de vida de la población de la meseta occidental de Guatemala.

Para concretar lo indicado, se tiene como objetivo específico: “Las autoridades municipales, los movimientos sociales de mujeres, de jóvenes, de sanidad y del medio ambiente y las autoridades autóctonas mejoran la gobernabilidad y el respeto a los derechos en los 6 municipios.

Con este proyecto se busca generar capacidades; técnicas, administrativas y organizativas, tanto en la Sociedad Civil como en autoridades y funcionarios. Las acciones definidas en el proyecto se ejecutan en el marco del pacto sobre los Derechos Económicos, Sociales y Culturales. Con esto se busca contribuir a la reducción de la pobreza en los municipios en los cuales se desarrolla el citado proyecto. San Francisco el Alto, Totonicapán, Concepción Chiquirichapa, San Martín Sacatepéquez, Concepción Huista y Petatan.

Para alcanzar el objetivo específico se han planteado tres resultados:

1. La participación de las mujeres y de los jóvenes en los espacios de decisión se fortalece.

2. Los actores del proyecto dirigen acciones en favor de la trasparencia desde un nivel comunitario hasta un nivel municipal.

3. Las necesidades de la población en los 6 municipios en términos de derecho de la mujer, de la juventud, la sanidad y el medioambiente son tomados en cuenta en la gestión municipal.

1.2 Informe Parcial (Periodo 1)

Período a auditar: agosto 2016 a octubre 2017 (15 meses).

Importe subvención TDHA: ejecutada de septiembre 2016 a octubre 2017.

Importe subvención TDHF/AFD y aporte del Socio Local ejecutados de agosto 2016 a octubre 2017.

Monto total de la subvención: 125,875.00 euros.

1.3 Informe Parcial (Periodo 2)

Período a auditar: noviembre 2017 a julio 2019 (21 meses).

Importe subvención TDHA, TDHF/AFD y aporte del Socio Local ejecutados de noviembre 2017 a julio 2019.

Monto total de la subvención: 171,725.00 euros.

1.4 Informe consolidado (Periodo 1 y Periodo 2)

Consolidación de los informes del Periodo 1 y del Periodo 2.

Periodo a auditar: agosto 2016 a julio 2019 (36 meses).

Importe subvención TDHA, TDHF/AFD y aporte del Socio Local ejecutados de agosto 2016 a julio 2019.

Monto total de la subvención: 297,600.00 euros.

2. OBJETO DE LA AUDITORIA:**

2.1 Revisión del primer informe parcial al 31 de octubre 2017, del segundo informe parcial y del informe consolidado final al 31 de julio 2019 y de la cuenta justificativa completa de las subvenciones de Terre Des Hommes Francia, de Terre Des Hommes Alemania, de la Agencia Francesa de Desarrollo y del aporte local durante el periodo a auditar.

El auditor debe verificar según las normas Internacionales de Auditoría, y reflejar en el informe el resultado de la verificación, respecto de:

· La documentación que integra los justificantes de los informes financieros.

· La relación clasificada de gastos: se comprobará que alcanza a la totalidad del gasto en el que se haya incurrido, cualquiera que sea el origen de su financiación.

· Para cada tipo de gasto: se comprobará el cumplimiento de los requisitos y existencia de la documentación.

· Los gastos a evaluarse serán únicamente las que se realizan en Guatemala.

Documentación a revisar para cada periodo:

La cuenta justificativa completa comprende los siguientes documentos:

1º Informe económico, está compuesto por los siguientes apartados

• El Informe financiero en su conjunto que integra tanto los ingresos como gastos de las cuatro fuentes de financiamiento.

• La Ejecución presupuestaria de los meses correspondiente al periodo de ejecución del proyecto.

• El Informe presentando ante la AFD.

• La Relación de personal laboral.

• La Información sobre transferencias y operaciones de cambio.

• Revisión de estados de cuenta bancaria y sus respectivas conciliaciones.

• El Listado de comprobantes justificativos de los gastos realizados con cargo a todos los fondos aportados al proyecto o convenio, sea cual sea el origen de su financiación.

2º Recibos de donación de todas las fuentes de financiamiento.

3º Acreditación de transferencias bancarias y de tipos de cambio.

4º Justificantes acreditativos de cada uno de los gastos individuales y la verificación de su afectación en la partida presupuestaria adecuada.

5º Comprobar que no haya sobrepasado el 20% de cada partida presupuestaria** (Ejemplo: Inversión técnica mobiliaria, personal local, etc.)

No será exigible no obstante que los gastos ejecutados por los socios locales, estén reflejados en los registros contable a cargo del proyecto, ya que el aporte del socio local no constituye solamente efectivo, sino también por el apoyo de otros proyectos, de lo cual Terre Des Hommes Francia, está plenamente informada y autorizado el cargo de estos gastos como aporte propio al proyecto.

2.2 Norma Legal

• Se revisará la aplicación del convenio de cooperación firmado entre Terre des Hommes Francia y el Movimiento Tzuk Kim Pop/PLSM (sobre todo párrafos 3 y 5) y del documento de “politicas administrativas, financieras del proyecto”.

• Se revisará los procedimientos de gestión financiera y la elegibilidad de los gastos.

• Se revisará la implementación de la normativa que sea de aplicación a lo ejecutado en Guatemala (normativa sobre requisitos de las facturas, tipos de contratos laborales, impuestos, seguros, etc.).

• Se verificará que los bienes comprados con los fondos del proyecto estén utilizados para el marco del proyecto.

3. EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA

3.1. Información de la entidad subvencionada

Para la realización de la auditoría, deberá tenerse en cuenta las siguientes informaciones:

· El alcance y la naturaleza del proyecto cofinanciado por la AFD. (Documento de proyecto NIONG, Marco Lógico)

· La naturaleza de las colaboraciones en el marco del proyecto. (Estatutos, Convenios de cooperación y sus modificaciones).

· Obligaciones contractuales de la entidad que contrata hacia la AFD en virtud del convenio: calendario, elegibilidad de los gastos, adjudicación de contratos, informes de actividades, acuerdos de colaboración, etc. (Convenio de financiación de la AFD y sus posibles cláusulas adicionales)

· El dispositivo de financiación del proyecto (naturaleza de las cofinanciaciones, tasas de cofinanciación, modalidades de pago, etc.) y las fechas de recepción de fondos de TDHA y TDHF/AFD al Movimiento Tzuk Kim Pop/PLSM.

· Las modificaciones sustanciales aprobada por TDHF/AFD del presupuesto original y del aporte local del socio, durante el periodo que se audita.

· Las modalidades de adjudicación de contratos previstas por la entidad que contrata en el marco del proyecto (Plan de adjudicación de contratos indicativo: documento que enumera todos los contratos por adjudicar o en curso de adjudicación en el marco del proyecto con la información clave adecuada)

· Las modalidades de trazabilidad financiera y contable del proyecto y las modalidades de control interno de la entidad que contrata. (Documento de políticas administrativas y financieras previstas)

· Informes mensuales y anuales presentados a TDHF y los informes ante la AFD.

· Otra información técnica de interés, evaluaciones externas si las hay, etc.

3.2. Documentación, metodología y procedimientos

Los documentos mencionados en el apartado anterior, son necesarios para llevar a cabo la auditoría, serán entregados por la entidad beneficiaria de la subvención a la empresa auditora seleccionada, al inicio del trabajo de auditoría.

Asimismo se facilitará el informe preliminar de la justificación económica de que se disponga, informes del primer Periodo de ejecución (15 meses), del segundo Periodo de ejecución (21 meses) y el informe consolidado presentados a TDHF, que tendrá toda la información necesaria, como reportes financieros, cuadros de ejecución, Relación de facturas, entre otros documentos, necesarios para la ejecución de la auditoria.

El auditor al que se le ha adjudicado el contrato se compromete a realizar todas las verificaciones de la lista de verificación de los puntos auditados adjunta.

3.3. Plazos de ejecución del contrato

La selección de la empresa auditora se hará siguiendo los procedimientos establecidos por Terre des Hommes Francia y el Movimiento Tzuk Kim Pop/PLSM. Para ello, en concreto, la decisión final de la contratación de la entidad auditora requerirá la autorización previa de TDHF.

Una vez seleccionada la empresa auditora, y suscrito el contrato, la entidad que contrata pondrá de inmediato, a disposición de la empresa seleccionada, la documentación que se indica en el apartado anterior, siendo los plazos para la ejecución de la auditoría del Periodo 1 los siguientes:

1º. Revisión y verificación, por parte de la empresa auditora, de la documentación recibida. Del 15 al 21 de noviembre 2017.

2º. Envío de informes preliminares elaborados por la entidad auditora antes del 28 de noviembre 2017.

3º Subsanación y envío de rectificaciones por parte de la entidad beneficiada de la subvención (Movimiento Tzuk Kim Pop/PLSM), para enmendar las posibles incidencias detectadas en el informe preliminar. Negociación de discrepancias de fecha: del 29 de noviembre al 05 de diciembre 2017.

4º Redacción del informe definitivo de auditoría con conclusiones y recomendaciones. Se adjuntará la lista de verificación completada y firmada. (Máximo fecha: 11 de diciembre 2017).

La auditoría del Periodo 2 y el informe consolidado (Periodo 1 y Periodo 2) se estarían efectuando en agosto 2019. Una cláusula adicional con los plazos de ejecución se añadirá al contrato.

3.4. Lugar de realización

La revisión y verificación de documentos por parte de la empresa auditora se realizará en las oficinas del Movimiento Tzuk Kim Pop/ Proyecto Lingüístico Santa María, entidad adjudicataria de la subvención, ubicada en el Sector 5, Cantón Xecaracoj, Quetzaltenango los auditores se deberán desplazar al lugar de ejecución del proyecto.

4. INFORMES DE LA EMPRESA AUDITORA

Los informes finales de auditoría se harán conforme a las Normas Internacionales de Auditoría y en bases a los términos de referencia aplicados a este proyecto.

Los informes se presentarán por duplicado y se acompañarán de una copia electrónica. La lista de verificación completada y firmada debe adjuntarse a los informes de auditoría financiera.

5. MODALIDADES Y ESPECIFICACIONES DE PAGO

El presupuesto será cancelado al tipo de cambio vigente en moneda nacional.

Pago en % del monto total segun el producto:

• 20 % Al firmar el contrato.

• 20 % Después de la presentación y aprobación por el MTKP/PLSM y TDHF del informe parcial final del Periodo 1.

• 20% Al empezar la auditoria del Periodo 2.

• 20% Después de la presentación y aprobación por el MTKP/PLSM y TDHF del informe parcial final del Periodo 2.

• 20% Después de la presentación y aprobación por el MTKP/PLSM y TDHF del informe consolido final del Periodo 1 y del Periodo 2.

6. PRESENTACIÓN Y SELECCIÓN DE OFERTAS

Los licitadores presentarán su oferta de servicios profesionales en formato PDF al siguiente correo electrónico:

· plsmsc@gmail.com, atención al Lic. Obispo Rosales Yax, Coordinador Ejecutivo del PLSM,S.C.

· cb@terredeshommes.fr, atención a la señora Chloé BONNEMAINS, encargada de proyectos de Terre des Hommes Francia.

· admontzukimpop@gmail.com, atención a la señora Raquel Pérez Salanic, Administradora Financiera Movimiento Tzuk Kim Pop/PLSM.

La oferta deberá contener al menos:

· Propuesta global técnica para el Periodo 1, ajustada a los Términos De Referencia (TDR), con indicación de la metodología a utilizar.

· Coste económico. y modalidad de pago.

· También realizar una propuesta económica y técnica para la auditoria del Periodo 2 (21 meses) y final del proyecto (36 meses), para darle seguimiento, la cual se estaría efectuando en agosto 2019.

· Experiencia profesional en el ámbito en cuestión.

· Descripción del equipo de auditores quien estaría realizando la auditoria.

· La Declaración de Integridad adjunta firmada.

El periodo de presentación de propuestas finaliza el día 31 de octubre 2017 a las 17:00 horas.

El Comité de Evaluación establecido por la entidad que contrata, examinará las propuestas recibidas, procediendo, en primer lugar, a determinar cuáles de entre las empresas licitadores reúnen las necesarias competencias de perfil técnico y profesional y presentan una oferta técnica coincidente con lo requerido en los TDR, sobre la base de criterios de exclusión, de cualificación y asignación anunciados, y, en segundo a comprobar y comparar la oferta económica de cada una de ellas. Al finalizar el comité, debe redactarse un informe de decisiones que será firmado por el responsable de la entidad que contrata.

La oferta seleccionada y el informe de decisiones, junto con los TDR que informan la contratación, será remitida a TDHF para recabar su no objeción a la contratación. Una vez obtenida ésta autorización, se informará a la firma seleccionada y al resto de firmas que participaron en el concurso.

6. CONTRATO ENTRE LA EMPRESA AUDITORA Y LA ENTIDAD EJECUTORA DE LA SUBVENCIÓN

El contrato a firmar entre la empresa auditora y la entidad ejecutora de la subvención, incluirá, como mínimo la siguiente información:

1. Obligación por parte de la entidad adjudicataria de la subvención de presentar toda la documentación correspondiente a la justificación económica (Informe económico, facturas y/o recibos y toda la documentación de justificación y toda información necesaria respecto al proyecto).

2. La firma auditora seleccionada, será la misma para el Periodo 1, el Periodo 2 y el informe consolidado (Periodo 1 y Periodo 2) del proyecto, por lo cual quedará plasmado en el contrato de servicios profesionales que se hará un desembolso por la revisión del Periodo 1 del proyecto (15 meses), por la revisión del Periodo 2 del proyecto (21 meses) y un pago final al validar el informe consolidado final (36 meses) por el Movimiento Tzuk Kim Pop/PLSM y TDHF.

3. Costo económico y modalidades de pago.

4. Obligación del auditor de realizar la revisión según los Términos de Referencia establecidos y la lista de verificación al respecto.

5. Planificación temporal de la revisión y plazos de entrega del informe de auditoría, según lo dispuesto en el apartado 3.3.

6. Equipo de trabajo que se compromete para la realización de la auditoría.

7. Honorarios a percibir por el auditor(es), con indicación de la forma de pago.

8. La Declaración de integridad firmada.

How to apply:

Los licitadores presentarán su oferta de servicios profesionales en formato PDF al siguiente correo electrónico:

· plsmsc@gmail.com, atención al Lic. Obispo Rosales Yax, Coordinador Ejecutivo del PLSM,S.C.

· cb@terredeshommes.fr, atención a la señora Chloé BONNEMAINS, encargada de proyectos de Terre des Hommes Francia.

· admontzukimpop@gmail.com, atención a la señora Raquel Pérez Salanic, Administradora Financiera Movimiento Tzuk Kim Pop/PLSM.

La oferta deberá contener al menos:

· Propuesta global técnica para el Periodo 1, ajustada a los Términos De Referencia (TDR), con indicación de la metodología a utilizar.

· Coste económico. y modalidad de pago.

· También realizar una propuesta económica y técnica para la auditoria del Periodo 2 (21 meses) y final del proyecto (36 meses), para darle seguimiento, la cual se estaría efectuando en agosto 2019.

· Experiencia profesional en el ámbito en cuestión.

· Descripción del equipo de auditores quien estaría realizando la auditoria.

· La Declaración de Integridad adjunta firmada.

El periodo de presentación de propuestas finaliza el día 31 de octubre 2017 a las 17:00 horas.

El Comité de Evaluación establecido por la entidad que contrata, examinará las propuestas recibidas, procediendo, en primer lugar, a determinar cuáles de entre las empresas licitadores reúnen las necesarias competencias de perfil técnico y profesional y presentan una oferta técnica coincidente con lo requerido en los TDR, sobre la base de criterios de exclusión, de cualificación y asignación anunciados, y, en segundo a comprobar y comparar la oferta económica de cada una de ellas. Al finalizar el comité, debe redactarse un informe de decisiones que será firmado por el responsable de la entidad que contrata.

La oferta seleccionada y el informe de decisiones, junto con los TDR que informan la contratación, será remitida a TDHF para recabar su no objeción a la contratación. Una vez obtenida ésta autorización, se informará a la firma seleccionada y al resto de firmas que participaron en el concurso.