Guatemala: Asistente Administrativo(a) y de Registro GS-3

Organization: International Commission against Impunity in Guatemala
Country: Guatemala
Closing date: 02 Jan 2017

TITULO: Asistente Administrativo(a) y de Registro.

UNIDAD ORGANIZACIONAL: Sección de Investigación Financiera.

NIVEL: GS-3 DURACIÓN: 1 año, con posible extensión. Periodo de prueba de 3 meses.

FECHA DE REVISIÓN: Diciembre 2016 LUGAR DE DESTINO: Ciudad de Guatemala

FECHA DE INICIO: Inmediata

La Comisión Internacional contra la Impunidad en Guatemala (CICIG), es un órgano independiente de carácter internacional creado en virtud del acuerdo suscrito el 12 de diciembre de 2006 entre el gobierno de Guatemala y la Organización de las Naciones Unidas. Tiene como finalidad apoyar al Estado en la investigación de delitos cometidos por estructuras criminales vinculadas a entidades o agentes del propio Estado, promover su desarticulación y la sanción de sus integrantes, así como fomentar la generación de políticas públicas destinadas a erradicar estas estructuras y prevenir su reaparición.

Organización y reporte

Apoyo administrativo y de registro en la sección de investigación financiera, cuando corresponda, en la gestión y seguimiento de tareas.

Responsabilidades:

· Recibir, procesar, clasificar y archivar las comunicaciones/documentación dirigidas a la sección para asegurar que lleguen a conocimiento de la Jefatura y llevar a cabo acciones, para que pueda prestar atención inmediata sobre los asuntos que así lo requieran.

· Mantener una base de datos que contenga la información de registro documental de la Sección.

· Transmitir las instrucciones del/la supervisor/a a quien corresponda y dar el seguimiento respectivo para verificar su oportuno cumplimiento.

· Redactar y revisar la correspondencia que va para firma de su supervisor(a) para garantizar que se ajusta a los parámetros de calidad en cuanto a ortografía, presentación y forma; verificar que se ajusta a las normas de administración establecidas. Asegurar su despacho y recibimiento en los destinatarios.

· Organizar reuniones, recibir visitantes, brindar apoyo logístico a actividades del/la supervisor/a y/o sección relacionadas a las reuniones internas y externas.

· Tomar dictado y transcribir correspondencia y/o minutas de reuniones, asegurando estilo, ortografía, redacción y distribución.

· Mantener actualizado el archivo de documentos de la sección y realizar otras tareas necesarias para asegurar el apoyo oportuno y de calidad.

· Recibir y derivar las llamadas a quien corresponda con el objeto de que las demandas de quien llama, sean atendidas.

• Solicitar y controlar la recepción, la contabilización y la expedición de todo el material que necesite el personal de la sección de investigación financiera.

· Mantener de manera organizada y actualizada el inventario de mobiliario y suministros de la sección.

· Realizar otras tareas que le sean asignadas.

Competencias

Profesionalismo: Habilidad para trabajar dentro de estrictos plazos de tiempo y bajo presión. Habilidad para manejar las prioridades que puedan ser conflictivas. Discreción, confidencialidad y respeto a los procedimientos de la sección. Demostrar uso de iniciativa.

Comunicación: Excelente redacción y habilidades de comunicación. Se comunica en forma oral y escrita con claridad y eficiencia; habilidad de escuchar a otros, interpretar los mensajes correctamente y responder apropiadamente a los mismos; formula preguntas para clarificar y demuestra interés en tener una comunicación abierta. Tiene la habilidad de preparar y presentar informes en forma comprensible.

Trabajo en equipo: Trabaja en colaboración con colegas en el logro de objetivos organizacionales; solicita datos valorando las ideas y la experiencia de los demás y está dispuesto a aprender de la experiencia de los demás; pone las prioridades del equipo antes de los personales; apoya y actúa de acuerdo con la decisión final del grupo, incluso cuando tal decisión podrían no reflejar enteramente su opinión; comparte el reconocimiento de los logros del equipo y comparte las responsabilidades por los fracasos del mismo. Es capaz de trabajar como parte de equipos multidisciplinarios y multiculturales.

Planificación y organización: Desarrolla objetivos claros consistentes con las estrategias acordadas; identifica actividades y tareas prioritarias; se ajusta a las prioridades como sea necesario; destina el tiempo y los recursos apropiados para completar su trabajo; prevee los riesgos y está preparado para eventualidades; administra el tiempo de forma eficiente.

Responsabilidad: asume responsabilidad de sus cometidos; entrega los resultados de su trabajo del cual es responsable en el tiempo, coste y estándares de calidad estimados; opera de acuerdo a los reglamentos y regulaciones de la Comisión; toma responsabilidad personal por sus limitaciones.

Capacidad tecnológica: está al día de la tecnología disponible; entiende la aplicabilidad y limitaciones de la tecnología al trabajo de la oficina; busca activamente aplicar tecnología a las tareas apropiadas; muestra disposición de aprender nueva tecnología.

Requisitos

Educación

Bachillerato terminado. Una combinación entre secundaria completada con años de experiencia puede ser considerada.

Experiencia laboral

Un mínimo de tres (3) años de experiencia laboral, preferiblemente como asistente o auxiliar. Destreza en el uso de la tecnología informática e internet, dominio de Office y otros programas. Excelente capacidad de redacción y archivo.

Idiomas

Fluidez del idioma español (hablado y escrito) para el trabajo profesional.

How to apply:

Los/as candidatos/as interesados/as se les solicita enviar la aplicación a la dirección de correo electrónico reclutamientocicig@un.org no más allá del lunes 02 de Enero 2017, mencionando el nombre del puesto en el asunto del correo electrónico (con los siguientes documentos adjuntos):

1. Formulario de Antecedentes Personales CICIG completo y firmado (Descargar aquí).
2. Hoja de vida actualizada.
3. Carta de interés que incluya una explicación del por qué considera ser la persona idónea para el puesto.
4. Funcionarios/as del sistema de Naciones Unidas escanear copia de su última evaluación de desempeño (PAS por sus siglas en inglés)

La recepción de postulaciones es únicamente a través del correo electrónico reclutamientocicig@un.org

NOTAS:

• Postulaciones sin Formulario de Antecedentes Personales CICIG no podrán ser consideradas.
• Postulaciones recibas después de la fecha limite (02/01/17) no podrán ser aceptadas.
• Adjuntar únicamente los documentos solicitados y en formato Word o pdf. Nuestro buzón de correo no recibe correspondencia con adjuntos que superen los 5MB.
• La CICIG tiene como objetivo lograr una representación equitativa de mujeres y hombres para todas las actividades, por lo que las solicitudes de candidatas son especialmente alentadas.
• La consideración de los candidatos será equitativa, sin discriminación de raza, religión, idioma, opinión o posición social o circunstancia.
• La CICIG se reserva el derecho de no hacer designaciones para las actividades, a hacerlo con un grado inferior, o términos de referencia modificados.
• La naturaleza de la CICIG es temporal y el ejercicio de las actividades se sujeta a dicha particularidad.
• La CICIG no tendrá obligaciones adicionales ante la eventual finalización o expiración de las actividades.