Colombia: Procurement Specialist, USAID/OTI Transforma Project, Colombia

Organization: Management Systems International
Country: Colombia
Closing date: 31 Jul 2017

Procurement Specialist, USAID/OTI Transforma Project, Colombia

Company Profile:

MSI, a Tetra Tech Company, is a Washington, DC metro area international development firm with a 35-year history of delivering development results across the world. Our core expertise is in the fields of monitoring and evaluation (M&E), institutional development, public sector management, governance and anti-corruption. MSI implements nearly 100 projects in 90 countries around the world such as Jordan, Morocco, Lebanon, Syria, Pakistan, Afghanistan, Colombia, and Mexico. As one of the leading companies in our field, MSI has partnered with more than 80 organizations across all sectors of international development with clients ranging from large bilateral and multilateral donors such as USAID, the World Bank and the UNDP to national and local governments, NGOs, think tanks, foundations and universities. For more information on MSI, please visit our website at www.msiworldwide.com.

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Project Summary: **

This project will promote an enabling environment for sustainable peace in Colombia. The initial objective will be to help strengthen the Colombian government's institutional capacity to ensure regional and local participation in peace-building.

**Please note: Only Colombian citizens are eligible for this position.

Position Summary:

This position conducts all procurement related to the activities, ensures compliance with USAID and MSI policies and procedures, sources and monitors subcontractors' and vendors' contractual compliance, and coordinates procurement actions as outlined in MSI's Procurement Field Guide. S/he assists with budget development for new activities and coordinates with the field teams on delivery of procured goods and services. S/he works closely with the finance team to ensure timely payments. This position also provides M&E support on an ongoing basis.

Responsibilities:

Coordinate with field teams and grants specialists on item specification and budget.
Perform market research to find item specifications and appropriate vendors.
Initiate activity procurements as outlined in the Activity Manual Addendum, the Activity Cycle Flowchart and Field Procurement Guide.
Coordinate the implementation of contracts/procurement procedures, participate in bid-openings and technical and cost evaluations, and perform due diligence for awarded procurements.
Track goods procured in the project inventory, documenting acquisition and distribution of all goods/services according to established USAID's Office of Transition Initiatives (OTI) and MSI policies.
Travel to project sites when necessary to monitor delivery of procured goods to grantees and inspect quality of goods acquired.
Monitor contracts and purchase orders issued to vendors and follow up as necessary to ensure compliance to terms and conditions.
Contact all contractors and vendors on invoice or deliverable due dates to confirm submission of contractually-mandated payment documents.
Work with the finance and administration manager to identify purchase orders that may require modifications or cancellation due to financial or administrative non-compliance.
Alert the finance and administration manager in the event of missed deadlines or deliverables on the part of vendors.
M ainta in the overall integrity of the procurement f iling system.
Support M&E officer with data collection, as needed, and with contributions to the final evaluation reports.
Close out each purchase order once completed, according to established policies and procedures.
Work as part of the activity implementation team along with a grant specialist and program development officer with primary responsibility for acquiring goods and services necessary for transition activities.
Maintain and organize electronic procurement files in secure server.
Work with the office manager, grants specialists, program development officer and field officers to update and monitor a master deliverable calendar for procurement actions.
Actively contribute to information sharing within the project.
Perform other tasks as requested by the chief of party and the office manager.

Qualifications:

Associate or college degree in accounting, business administration or related field.
One (1) to two (2) years of experience in procurement, logistics, grants, administration or finance.
Experience working in such roles with USAID projects, specifically OTI, is highly desirable.
Task-oriented and able to work independently and within a team to meet deadlines.
Excellent organizational skills and the ability to handle multiple priorities in a fast-paced environment.
Basic knowledge of USAID procurement systems, inventory management and/or grant management desirable.
Must be able to use the Microsoft Office Suite and have familiarity with the use of databases for tracking inventory, actions and reporting.
Proficiency in spoken and written English.

Only candidates who have been selected for an interview will be contacted. No phone calls, please.

MSI is an EEO/AA/ADA Veterans Employer.

To apply: Please visit our website, [www.msiworldwide.com

](http://www.msiworldwide.com)

Especialista en Adquisiciones, USAID/OTI, Colombia

Perfil:

MSI es una empresa de desarrollo internacional ubicada en el área de Washington, D.C. con una historia de 30 años ayudando a obtener resultados en desarrollo en todo el mundo. Operamos en algunas de las situaciones políticas y económicas más difíciles en el mundo, como Afganistán, Irak, Pakistán y Sudán del Sur. Actualmente, MSI emplea a 800 expertos en desarrollo en los ámbitos de gestión del sector público, el seguimiento y la evaluación, la gobernabilidad y anticorrupción. Para obtener más información sobre MSI, por favor visite nuestro sitio web en www.msiworldwide.com. Recientemente MSI se convirtió en una empresa de Tetra Tech. **
Resumen del Proyecto:**

Este promoverá un ambiente propicio para la paz sostenible en Colombia. El objetivo inicial será fortalecer la capacidad institucional del gobierno Colombiano para asegurar la participación regional y local en la construcción de paz.

Resumen del Cargo:

Esta posición lleva a cabo todas las adquisiciones relacionadas con las actividades, asegura el cumplimiento de las políticas de la USAID y MSI sobre los procedimientos, fuentes y monitoreo a los subcontratistas 'y proveedores, cumplimiento contractual, y coordina las acciones de adquisición como se indica en la Guía de Adquisiciones de MSI. Asiste con el desarrollo del presupuesto para nuevas actividades y coordina con los equipos de los territorios en la entrega de los bienes y servicios adquiridos. Trabaja estrechamente con el equipo de finanzas para garantizar los pagos a tiempo. Esta posición también proporciona soporte de seguimiento y evaluación de manera continua.

*Tenga en Cuento: Esta es una posición local. Solo candidatos Colombianos serán considerados.*

Responsabilidades:

Coordinar con los equipos de los territorios y especialistas de subvenciones, las especificaciones y presupuestos de las actividades.
Llevar a cabo estudios de mercado y análisis de precio, para encontrar especificaciones del artículo y proveedores apropiados.
Iniciar las adquisiciones de actividad como se indica en el la Guía de Compras teniendo en cuenta el Ciclo de actividades y planes de implementación.
Coordinar la aplicación de los procedimientos contractuales / adquisición; participar en las licitaciones, evaluaciones técnicas y de costos; y la realización de la diligencia debida para las contrataciones adjudicadas.
Realizar viajes y acompañamiento a los sitios de implementación de proyectos cuando sea necesario, para controlar la entrega a los beneficiarios de los bienes adquiridos e inspeccionar la calidad de estos bienes.
Realizar seguimiento de las órdenes de compra y subcontratos emitidos a los proveedores según sea necesario, para garantizar el cumplimiento de los términos y condiciones.
Ponerse en contacto con todos los contratistas y proveedores en las fechas de vencimiento de pagos para confirmar la presentación de los documentos de pago contractualmente estipulados.
Trabajar con la Gerente de Contratos y Subvenciones para coordinar los procesos de adquisiciones en relación a lo definido en el Manual de Actividades y la Guía de compras de MSI.
Comunicar al área de finanzas y administración en el caso de cambio de los plazos de pagos por parte de los proveedores.
Mantener el archivo electrónico de compras completo y actualizado en el servidor del Programa.
Apoyo oficial de M & E con la recopilación de datos, según sea necesario, y con contribuciones a los informes finales de evaluación.
Asegurar el cierre y documentación de las órdenes de compra y subcontratos, una vez completadas, de acuerdo con las políticas y procedimientos establecidos.
Trabajar como parte de un equipo de implementación de la actividad junto con el Especialista de subversiones, Asistente de Subvenciones y Compras y Oficial Desarrollo de Programas, con la responsabilidad principal de la adquisición de bienes y servicios necesarios para las actividades.
Coordinar estrecha y oportunamente con los GPA, las necesidades logísticas y de adquisiciones en campo para el desarrollo de las actividades.
Trabajar con Gerente de Adquisiciones y Subvenciones y con los equipos programáticos, para actualizar y supervisar los cronogramas de entrega de las compras para las actividades.
Realizar otras tareas según lo solicitado por el supervisor inmediato.
El cargo reporta a la Gerente de Adquisiciones y Subvenciones.

Calificaciones:

Licencia de asociado o título universitario en contabilidad, administración de empresas o un campo relacionado.
Uno o dos años de experiencia en compras, logística, concesiones, administración o finanzas.
Experiencia de trabajo con proyectos de USAID, específicamente OTI, es deseable.
Orientado a realizar tareas y capaz de trabajar de forma independiente y en equipo para cumplir los plazos.
Excelentes habilidades de organización y la capacidad de manejar múltiples prioridades en un entorno de ritmo rápido.
Conocimientos básicos de las regulaciones de adquisiones de USAID, gestión de inventario y / o gestión deseable en subvenciones.
Tener conocimiento en programas de Office (Word, Excel y el uso de bases de datos para el seguimiento de compras, subcontratos y presentación de informes.
El dominio de inglés hablado y escrito deseable.

Solamente se contactarán a los candidatos que se hayan seleccionado para una entrevista. Favor de no llamar.

MSI emplea a veteranos EEO/AA/ADA.