Colombia: Grants Assistant, Colombia Transforma, USAID/OTI, Colombia/Asistente de subvenciones, Colombia Transforma, USAID/OTI, Colombia

Organization: Management Systems International
Country: Colombia
Closing date: 26 Mar 2017

Grants Assistant, Colombia Transforma, USAID/OTI, Colombia

Company Profile: MSI, a Tetra Tech Company, is a Washington, DC metro area international development firm with a 35-year history of delivering development results across the world. Our core expertise is in the fields of monitoring and evaluation (M&E), institutional development, public sector management, governance and anti-corruption. MSI implements nearly 100 projects in 90 countries around the world such as Jordan, Morocco, Lebanon, Syria, Pakistan, Afghanistan, Colombia, and Mexico. As one of the leading companies in our field, MSI has partnered with more than 80 organizations across all sectors of international development with clients ranging from large bilateral and multilateral donors such as USAID, the World Bank and the UNDP to national and local governments, NGOs, think tanks, foundations and universities. For more information on MSI, please visit our website at www.msiworldwide.com.**
Project Summary:**
Colombia Transforma is a program financed by USAID/OTI. Transforma provides support strategically aimed at achieving sustainable peace in Colombia. The initial goal will be to strengthen the institutional capacity of the Colombian government to implement rapid response during the first 36 months after the signing of the peace accords.

**Please note: Only Colombian citizens are eligible for this position.

Responsibilities :

Provide administrative Support to grant activities, under the supervision of the Grants Specialist (GS) and the Grants and Contracts Manger (GCM).
Organize, scan and archive grant documents as necessary.
Provide support in the maintenance of physical and electronic archives of the activities with accurate, updated and complete documentation about the program according to checklists and keep them updated in the physical folders, the Transforma server, and in the database of activities.
Complete verification checks (ATVs) for beneficiaries, consultants and subcontractors.
Help maintain an updated list of consultants, subcontractors, and grantees and
Help maintain an up-to-date list of consultants, subcontractors and grantees, and assist in obtaining and organizing supporting documentation on activities, including legalization of travel expenses and product supports.
Monitor the progress of activities, agreements, products under subcontracts and consulting contracts and reports.
Effectively serve as a liaison between the program team, the GS and the finance area team to provide the documentation necessary to issue the payments related to the activities.
Attend field meetings and other meetings and provide note-taking support as requested.
Assist with the grant award checklist to ensure that grants have been awarded correctly and in a timely manner.
Support the GS in drawing up grant documents and consultant contracts, reviewing travel legalizations, and tracking payments for milestones, products and travel legalizations.
Develop purchase requisitions (ARMs) in coordination with GS, Procurement Specialist (PS) and Logistics and Procurement Assistant (LPA).
Assist with special projects and tasks in support of the GS, the technical team or other staff members as needed.
Any other duty that GS or GM may determine.
Maintain absolute discretion and professionalism regarding all confidential matters related to the performance of their duties.
Develop and maintain cordial, open professional relationships with other members of the field program team.
Arrange travel at local or national level as required.

Requirements:

Professional or student of last semesters in administration or other related discipline.
Experience in administrative and / or financial management.
Experience in the area of grants, preferably with USAID programs.
Preferred English language skills, but not mandatory.
Skills in handling Excel and Word.
Ability to keep in execution and control several processes and / or simultaneous activities.
Teamwork and ability to work under pressure and with high workload.
Disposition to follow instructions and procedures

Only candidates who have been selected for an interview will be contacted. No phone calls, please.

MSI is an EEO/AA/ADA Veterans Employer.

To apply: Please visit our website, www.msiworldwide.com

Asistente de subvenciones, Colombia Transforma, USAID/OTI, Colombia

Resumen del Proyecto:
Colombia Transforma es un programa financiado por USAID/OTI. Transforma proporciona apoyo orientado estratégicamente para lograr una paz sostenible en Colombia. El objetivo inicial será el de mejorar la capacidad de Colombia para implementar una respuesta rápida durante los primeros 36 meses después de la firma de un acuerdo de paz.

Objeto del Contrato:
El Asistente de Subvenciones (GA por su abreviatura en inglés) es parte del equipo de subvenciones del Programa Colombia Transforma. El lugar de trabajo puede ser definido entre cualquiera de los departamentos donde opera el Programa, (Norte de Santander, Putumayo, Arauca y Bogotá), bajo la supervisión del Especialista en Subvenciones (GS, por su abreviatura en inglés) El GA apoya al GS en la realización de las subvenciones, , incluida la gestión de las bases de datos, archivo físico y electrónico, , apoyo en la elaboración de documentos de subvenciones, presupuestos, modificaciones, certificaciones y solicitudes de compra (ARMs), en coordinación con los especialistas de compras y los beneficiarios del programa. Se requieren excelentes cualidades de comunicación orales y escritas, así como un excelente manejo de software.

*Tenga en Cuenta: Esta es una posición local. Solo candidatos Colombianos serán considerados.*

Responsabilidades:

Brindar apoyo administrativo para actividades bajo subvenciones, según lo solicitado por el Especialista en Subvenciones (GS, por sus siglas en inglés) y el Gerente de Contratos y Donaciones (GCM por sus siglas en inglés).
Organizar, escanear y archivar la información relacionada con las subvenciones y las actividades administrativas según sea necesario.
Brindar apoyo en el mantenimiento de archivos físicos y electrónicos de las actividades con la documentación precisa, actualizada y completa sobre el programa de acuerdo a las listas de chequeo y mantenerlos actualizados en las carpetas físicas, en el servidor de Transforma y en la base de datos de actividades.
Realizar la verificación en listas (ATV por sus siglas en inglés), de los beneficiarios, consultores y subcontratistas.
Ayudar a mantener una lista actualizada de los, consultores, subcontratistas y donatarios y colabora con la obtención y organización de la documentación de apoyo sobre las actividades, incluyendo las legalizaciones de los gastos de viaje y soportes de los productos.
Hacer seguimiento a los vencimientos de las actividades, convenios, productos bajo subcontratos y contratos de consultoría e informes.
Servir de manera efectiva como enlace entre el equipo del programa, el GS y el equipo del área de finanzas para proporcionar la documentación necesaria para emitir los pagos relacionados con las actividades.
Asistir a reuniones de campo y demás reuniones y prestar apoyo en la toma de notas según se solicite.
Ayudar con la lista de comprobación sobre el otorgamiento de la subvención para garantizar que las subvenciones se hayan otorgado correctamente y en forma oportuna.
Apoyar al GS en la elaboración de los documentos de subvenciones y contratos de consultores, revisión de legalizaciones de viaje y hacer seguimiento a los pagos de hitos, productos y legalizaciones de viaje.
Elaborar las solicitudes de compra (ARMs) en coordinación con el GS, el Especialista de adquisiciones (PS por sus siglas en inglés) y el asistente de logística y adquisiciones (LPA por sus siglas en inglés).
Ayudar con proyectos especiales y tareas en apoyo del GS, el equipo técnico u otros miembros del personal según sea necesario.
Cualquier otro deber que podrá determinar el GS o el GM.
Mantener absoluta discreción y profesionalismo respecto de todos los asuntos confidenciales, relacionados con el desempeño de sus funciones.
Desarrollar y mantener relaciones cordiales, abiertas profesionales con los otros miembros del equipo del programa de campo.
Hacer desplazamientos a nivel local o nacional según sea requerido.

Competencias:

Profesional o estudiante de últimos semestres en administración u otra disciplina relacionada.
Experiencia en la gestión administrativa y / o financiera.
Experiencia en el área de subvenciones, preferiblemente con programas de USAID.
Conocimientos de idioma Inglés preferido, pero no es obligatorio.
Habilidades en manejo de Excel y Word.
Habilidad para mantener en ejecución y control varios procesos y/o actividades simultáneas.
Trabajo en equipo y habilidad para trabajar bajo presión y con alto volumen de trabajo.
Disposición para acatar instrucciones y procedimientos