Colombia: Grants and Procurement Assistant, USAID/OTI Colombia Transforma, Colombia

Organization: Management Systems International
Country: Colombia
Closing date: 17 Dec 2016

Asistente de subvenciones y contrataciones,

USAID/OTI Colombia Transforma, Colombia

Perfil de la compañía:
MSI, una compañía de Treta Tech, es una compañía de desarrollo internacional en el área metropolitana de Washington, D.C. con una trayectoria de 35 años ayudando a proporcionar resultados en todos los países en desarrollo. Nuestra experiencia principal es en los campos de seguimiento y evaluación (M&E), el desarrollo institucional, la gestión del sector público, la gobernabilidad y anti-corrupción. MSI implementa cerca de 100 proyectos en 90 países, como Jordania, Marruecos, Líbano, Siria, Pakistán, Afganistán, Colombia, y México. Como una de las empresas líderes en nuestro campo, MSI ha trabajado con más de 80 organizaciones de todos los sectores de desarrollo internacional con clientes que van desde grandes donantes bilaterales y multilaterales, como la USAID, el Banco Mundial y el PNUD a los gobiernos nacionales y locales, las ONG , centros de investigación, fundaciones y universidades. Para obtener más información sobre MSI, por favor visite nuestro sitio Web en www.msiworldwide.com .

Resumen del proyecto:
Colombia Transforma es un programa financiado por USAID/OTI. Transforma proporciona apoyo orientado estratégicamente para lograr una paz sostenible en Colombia. El objetivo inicial será el de mejorar la capacidad de Colombia para implementar una respuesta rápida durante los primeros 36 meses después de la firma de un acuerdo de paz.

\Por favor tenga en cuenta: Solo los ciudadanos colombianos son elegibles para este cargo.**

Resumen del Cargo:
El Asistente de Subvenciones y Adquisiciones (GPA por su abreviatura en inglés) es parte del equipo de gestión de adquisiciones y subvenciones de Transforma, basado en Bogotá bajo la supervisión del Especialista en Subvenciones (GS por su abreviatura en inglés). El GPA apoya al GS en la realización de pequeñas subvenciones y realiza apoyo administrativo al Especialista en Adquisiciones (PS por su abreviatura en inglés), en las cotizaciones para compras, incluida la gestión de las bases de datos, archivo físico y electrónico, coordinación con proveedores, apoyo en la elaboración de documentos de subvenciones, presupuestos, solicitudes de compras, en coordinación con los especialistas el Desarrollo de Programas y los beneficiarios del programa. Se requieren excelentes cualidades de comunicación orales y escritas, así como un excelente manejo de software.

Responsabilidades:

Brindar apoyo administrativo para actividades logísticas y de adquisiciones, según lo solicitado por el equipo del programa o por los GS y el Gerente de Subvenciones y Adquisiciones (GPM por sus siglas en inglés)
Organizar, escanear y archivar la información relacionada con las subvenciones y las actividades administrativas según sea necesario.
Brindar apoyo en el mantenimiento de documentación precisa, actualizada y completa sobre el programa y suministrar documentación en copia impresa y de respaldo, incluida la organización periódica de los archivos sobre subvenciones en el servidor de Transforma y la base de datos de actividades
Ayudar a mantener una lista actualizada de los proveedores, subcontratistas y donatarios y colaborar con la obtención y organización de la documentación de apoyo sobre las actividades.
Servir de manera efectiva como enlace entre el equipo del programa, el GS y el equipo financiero para proporcionar la documentación necesaria para emitir los pagos relacionados con las actividades.
Asistir a reuniones de campo y demás reuniones y prestar apoyo en la toma de notas según se solicite.
Ayudar con la lista de comprobación sobre el otorgamiento de la subvención para garantizar que las subvenciones se hayan otorgado correctamente y en forma oportuna.
Ayudar con proyectos especiales y tareas en apoyo del GS, el equipo técnico u otros miembros del personal según sea necesario.
Cualquier otro deber que podrá determinar el GS o GPM.
Mantener absoluta discreción y profesionalismo respecto de todos los asuntos confidenciales, relacionados con el desempeño de sus funciones.
Desarrollar y mantener relaciones cordiales, abiertas profesionales con los otros miembros del equipo del programa de campo.
Hacer desplazamientos a nivel local o nacional según sea requerido.

Competencias:

Profesional o estudiante de últimos semestres en administración u otra disciplina relacionada.
Experiencia en la gestión administrativa y / o financiera.
Experiencia en el área de subvenciones, preferiblemente con programas de USAID.
Conocimientos de idiomas Inglés preferidos, pero no es obligatorio.

Solamente se contactarán a los candidatos que se hayan seleccionado para una entrevista. Favor de no llamar.

Grants and Procurement Assistant, USAID/OTI

Colombia Transforma, Colombia

Company Profile: MSI, a Tetra Tech Company, is a Washington, DC metro area international development firm with a 35-year history of delivering development results across the world. Our core expertise is in the fields of monitoring and evaluation (M&E), institutional development, public sector management, governance and anti-corruption. MSI implements nearly 100 projects in 90 countries around the world such as Jordan, Morocco, Lebanon, Syria, Pakistan, Afghanistan, Colombia, and Mexico. As one of the leading companies in our field, MSI has partnered with more than 80 organizations across all sectors of international development with clients ranging from large bilateral and multilateral donors such as USAID, the World Bank and the UNDP to national and local governments, NGOs, think tanks, foundations and universities. For more information on MSI, please visit our website at www.msiworldwide.com.

Project Summary:
Colombia Transforma is a program financed by USAID/OTI. Transforma provides support strategically aimed at achieving sustainable peace in Colombia. The initial goal will be to strengthen the institutional capacity of the Colombian government to implement rapid response during the first 36 months after the signing of the peace accords.

\Please note: Only Colombian citizens are eligible for this position.**

Position Summary: The Grants and Procurement Assistant (GPA) is part of the Transforma procurement, and grants management team, based in Bogotá under the supervision of the Grants Specialists (GS). The GPA supports the GS with the implementation of small grants and provides administrative support to the Procurement Specialists (PS), with quotations for purchases, including database management, physical and electronic filing, coordination with vendors, support with the elaboration of grants documents, budgets, purchase requests, in coordination with the Program Development Officers and program grantees. Software and strong written and oral communications skills are required.

Responsibilities:

Provide administrative support for procurement and logistical activities, as requested by the field program team, by the GSs, and the Grant and Procurement Manager (GPM).
Organize, scan, file, and archive information, as needed, related to grants and activity administration.
Support the maintenance of accurate, up to date and complete program and grant documentation in electronic, hard copy and back-up copies, including regular organization of grant files on the Transforma server and Activity Database.
Help maintain an up-to-date list of vendors, subcontractors and grantees, and assist in obtaining and organizing supporting activity documentation.
Serve as an effective liaison between the field program team, the GS and the finance team to provide documentation needed to issue payments related to activities.
Attend field and other meetings and provide note-taking support as requested.
Assist with grant award checklist to ensure grants are awarded properly and in a timely manner.
Assist with special projects and tasks in support of the GS and field team, technical team or other staff members as needed.
Any other assignments which may be determined by the GS or GPM.
Maintain absolute discretion and professionalism towards all confidential matters discussed within the office, and which one might encounter in the execution of their duties.
Develop and maintain cordial, open, and professional relationships with other members of the program field teams.
Travel locally and nationally as required.

Qualifications:

Professional or student (within the last semesters) of administration or another related discipline.
Experience with administrative and/or financial management.
Experience with grants, preferable with USAID programs.
English skills preferred, but not required.

Only candidates who have been selected for an interview will be contacted. No phone calls, please.

MSI is an EEO/AA/ADA Veterans Employer.

To apply: Please visit our website, www.msiworldwide.com