Colombia: Administrative Assistant, USAID/OTI Transforma, Colombia/Asistente Administrativo, USAID/OTI, Bogota, Colombia

Organization: Management Systems International
Country: Colombia
Closing date: 23 Sep 2017

Administrative Assistant, USAID/OTI Transforma, Colombia

Company Profile:

MSI, a Tetra Tech Company, is a Washington, DC metro area international development firm with a 35-year history of delivering development results across the world. Our core expertise is in the fields of monitoring and evaluation (M&E), institutional development, public sector management, governance and anti-corruption. MSI implements nearly 100 projects in 90 countries around the world such as Jordan, Morocco, Lebanon, Syria, Pakistan, Afghanistan, Colombia, and Mexico. As one of the leading companies in our field, MSI has partnered with more than 80 organizations across all sectors of international development with clients ranging from large bilateral and multilateral donors such as USAID, the World Bank and the UNDP to national and local governments, NGOs, think tanks, foundations and universities. For more information on MSI, please visit our website at www.msiworldwide.com.

Project Summary:

This project will promote an enabling environment for sustainable peace in Colombia. The initial objective will be to help strengthen the Colombian government's institutional capacity to ensure regional and local participation in peace-building.

**Please note: Only Colombian citizens are eligible for this position.

Position Summary:

This position supports the finance and administrative management team and serves as a receptionist, maintains the office efficiently, manages the Bogotá office procurements, assists with coordinating arrangements for on-site meetings/events, and oversees the cleaning staff.

Responsibilities:

Organize and archive information, as needed, related to project functions and administration.
Support administrative, financial, budgetary, and logistical activities, as required by the office manager (OM).
Track costs and approvals related to project travel for local staff, and book travel arrangements.
Support organization of event logistics and planning, as well as maintain a file of any related approval documentation.
Support the management of staff travel requests, and keeping track of pending and ongoing travel in coordination with the travel agency
Supporting the finance department, in ensuring back up documentation for expenses is accurate, and in securing travel advances for Bogota staff.
Perform follow up calls to provide confirmation of receipt of official correspondence, reservations, and other important communications.
Maintain an up-to-date list of vendors.
Provide support to the contracts manager as needed, and in coordination with the OM.
Assist in the organization of supporting documentation for payments issued by the project.
Review travel expense reports for local project staff and provide comments to the OM for their review.
Manage the office petty cash.
Maintain absolute discretion and professionalism towards all confidential matters discussed within the office, and which one might encounter in the execution of their duties.
Update the project SharePoint calendar with upcoming events, holidays, and items of note.
Welcome and attend to all office guests and answer the office telephone.
Any other assignments which may be determined by the chief of party or OM.

Qualifications:

Bachelor's degree in administration or other related discipline.
Minimum two (2) years of experience in administrative and/or financial management.
English language skills preferred, but not required.

Only candidates who have been selected for an interview will be contacted. No phone calls, please.

MSI is an EEO/AA/ADA Veterans Employer.

Asistente Administrativo, USAID/OTI, Bogota, Colombia

Resumen del Proyecto:

Este promoverá un ambiente propicio para la paz sostenible en Colombia. El objetivo inicial será fortalecer la capacidad institucional del gobierno Colombiano para asegurar la participación regional y local en la construcción de paz.

Resumen del Cargo:

Esta posición apoya al equipo de Finanzas y Administrativa y sirve como recepcionista, mantiene la oficina en una manera eficiente, supervisar las adquisiciones de oficinas de Bogotá, ayuda con la coordinación de arreglos para reuniones / eventos, y supervisa el personal de limpieza.

*Tenga en Cuento: Esta es una posición local. Solo candidatos Colombianos serán considerados.*

Experiencia:

Organizar y archivar información, según sea necesario, en relación con las funciones y la administración del proyecto.
Apoyar actividades administrativas, financieras, presupuestarias y logísticas, como lo exige el Gerente de Oficina.
Supervisar los costos y aprobaciones relacionadas con los viajes para el personal local del proyecto, y los arreglos de viaje.
Apoyar la organización de la logística y la planificación de eventos, así como mantener un archivo de toda la documentación relacionada con la aprobación.
Apoyo en las solicitudes de expedición de tiquetes y llevar un control sobre los tiquetes pendientes de uso en coordinación con la agencia de viajes
Apoyo al área financiera en el seguimiento de legalizaciones de viajes y anticipos de los trabajadores de Bogotá.
Hacer llamadas de seguimiento para proporcionar confirmación de la recepción de la correspondencia oficial, reservas y otras comunicaciones importantes.
Mantener una lista actualizada de los proveedores.
Asistir en la organización de la documentación de los pagos emitidos por el proyecto.
Revisar informes de gastos de viaje del personal local del proyecto y reportar comentarios a la OM para su revisión.
Manejo de caja menor
Mantener discreción y profesionalidad hacia todos los asuntos confidenciales discutidos dentro de la oficina, y que uno podría encontrar en la ejecución de sus funciones.
Actualizar el calendario del proyecto de SharePoint con los próximos eventos y vacaciones.
Atender a todos los clientes de la oficina y contestar el teléfono de oficina.
Cualesquiera otras tareas que pueden ser determinadas por el COP o OM.

Competencias:

Licenciatura en la administración u otra disciplina relacionada.
Mínimo dos (2) años de experiencia en la gestión administrativa y / o financiera.
Conocimientos de idiomas Inglés preferidos, pero no es obligatorio.

Solamente se contactarán a los candidatos que se hayan seleccionado para una entrevista. Favor de no llamar.